Se in qualche modo stai pensando di sostituire il tuo attuale centralino telefonico o hai necessità di installare un centralino telefonico perché la tua azienda ne ha bisogno, devi necessariamente partire da alcuni dati per fare una valutazione di mercato efficace.
In primis la domanda che ti devi fare è : quante postazioni telefoniche devo prevedere ? per capirci quanti “interni” aziendali ti occorrono ? questo è un primo dato fondamentale.
Altra informazione importante riguarda il numero massimo di chiamate contemporanee con il mondo esterno (tra ricevute ed effettuate) che possono essere fatte. Potrebbero essere 2, 5, 15, 8 questo dato è molto influenzato dalla tipologia di business della tua azienda e anche dall’organizzazione lavorativa interna.
C’è poi da valutare se nella tua azienda è necessario l’utilizzo di telefoni cordless e nel caso siano necessari, dove devono essere utilizzati o meglio quanto è ampia l’area in cui i telefoni cordless devono fare e ricevere chiamate ?
Saranno necessarie tante altre risposte e molte altre specifiche per arrivare a definire il “centralino telefonico che fa per te”, al momento possiamo dire che raccogliendo i dati di queste prime domande iniziamo a farci un’idea di massima riguardo l’approccio tecnico ed economico per la scelta del centralino.
I criteri di scelta, l’approccio :
Parliamo di “approccio” perché orami quando si parla di centralini telefonici c’è veramente un mondo di opportunità diversissime tra loro , dobbiamo quindi scegliere una strada e una volta individuato l’approccio tecnico definire tutti i particolari.
Il primo grande spartiacque è rappresentato dalla necessità o meno di sostituire i telefoni attualmente in uso (la domanda non si pone ovviamente se l’impianto è completamente nuovo) , questo perché se nella tua azienda vuoi mantenere i telefoni attualmente in uso e sostituire solamente la macchina centrale allora dobbiamo orientarci su una nuova tecnologia che possa essere perfettamente compatibile ai telefoni esistenti. Questo discorso è valido sia se la macchina centrale esiste fisicamente all’interno della tua azienda sia se non è presente perché si trova a casa dell’operatore (il caso delle soluzioni con “centralino virtuale”).
Ad esempio se i tuoi telefoni sono del tipo “analogici” o “digitali” (quindi collegati con un normale cavo telefonico) allora la macchina che dovremo prevedere dovrà avere le uscite , “gli attacchi” per capirci adatti per questo tipo di telefoni. Mentre ad esempio se i tuoi attuali telefoni sono in tecnologia IP , (collegati con un cavo di rete lan dello stesso tipo di quelli attaccati ai pc) in questo caso dovremo orientarci su un sistema telefonico full IP.
Mi rendo conto che nonostante i miei sforzi sto iniziando a srotolare termini e linguaggi tecnici forse poco comprensibili, ma ahimè la materia non è semplice e gli aspetti tecnologici in campo sono notevoli.
Un’altra grande domanda da porsi riguarda il capitolo “mobilità “ , dove vuoi utilizzare i telefoni? Solo sulla scrivania ? oppure anche in giro per l’azienda , hai necessità di ricevere/effettuare chiamate anche se ti sposti all’esterno dell’azienda come se fossi in ufficio ?
Questo aspetto influenza molto la scelta tecnica da fare, perché entrano in gioco valutazioni importanti anche sulle funzionalità qualitative delle diverse opzioni che possiamo adottare.
Ci sono soluzioni che permettono di installare sul proprio smartphone delle APP che ci consentono di ricevere e fare le chiamate come se fossimo all’interno dell’azienda. In sostanza queste applicazioni trasformano il nostro smartphone in un cordless con un proprio numero breve aziendale assegnato che può essere lo stesso numero di interno del nostro telefono sulla scrivania oppure può essere un altro numero interno differente.
Qui dobbiamo fare grandissima attenzione su questo tipo di soluzioni, in particolare non dobbiamo cadere nell’errore di equiparare il nostro smartphone ad un cordless e viceversa. Se è verissimo che in molti casi uno smartphone può assolutamente sostituire un cordless e certamente in molti casi questa diventa una scelta strategicamente azzeccata, ci sono altrettanti casi dove le caratteristiche manuali dello smartphone non sono equiparabili a quelle di un cordless.
Se stai pensando di usare degli smartphone al posto dei cordless rifletti su questi punti :
- L’ambiente di utilizzo è favorevole ad uno smartphone ?
- L’utente che dovrà usare lo smartphone può operare facilmente con il touchscreen?
- Che tipo di stress meccanico può essere sottoposto l’apparecchio ? (cadute, urti, schiacciamenti etc)
- C’è sufficiente segnale nell’area in cui deve essere utilizzato il terminale?
Cosa ci offre il mercato oggi:
I prodotti presenti sul mercato ad oggi sono tanti, senza scendere nei dettagli dei diversi produttori possiamo riassumere le proposte in queste macro aree :
- Centralini fisici
- Centralini virtuali
I centralini fisici sono quelli dove c’è una “macchina” dedicata presente all’interno dell’azienda, mentre i centralini virtuali sono quelli dove non esiste una macchina dedicato all’interno dell’azienda.
Nel caso dei centralini fisici , quale che sia il tipo di macchina in uso ( centrale a schede , server pc dedicato o virtualizzato ) le linee telefoniche arrivano all’interno dell’azienda e sono collegate fisicamente alla macchina secondo gli standard richiesti, le chiamate vengono poi smistate ai vari telefoni attraverso i cavi collegati alla macchina.
Nel caso dei centralini virtuali l’operatore fornisce solamente dei parametri che devono essere configurati sui diversi apparati (che in questo caso saranno tutti in tecnologia IP ) . Tutti gli apparati dovranno avere accesso ad una linea internet (solitamente dedicata allo scopo) in modo da potersi “agganciare” ai servizi di centralino erogati dall’operatore.
Come avrai potuto leggere l’argomento del centralino telefonico è molto ampio e può diventare complicato trovare la scelta giusta.
Ecco perché ancora una volta l’aiuto e la consulenza di un esperto possono darti tutte le risposte. Se hai necessità di valutare la sostituzione del tuo centralino o devi comunque affrontare l’argomento scrivimi un breve messaggio , clicccando QUI.
Buon lavoro
E.C.
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